KVKK Aydınlatma Metni

MÜŞTERİ DENEYİMİ YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİLERİ DERNEĞİ VE MÜŞTERİ DENEYİMİ YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİLERİ DERNEĞİ İKTİSADİ İŞLETMESİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

1. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

Kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatıyla [Fatih Sultan Mehmet Mahallesi, Poligon Caddesi, Buyaka 2 Sitesi, 3. Blok, 8/C1, Ümraniye, İstanbul, 34771 Ümraniye/İstanbul] adresinde mukim Müşteri Deneyimi Yönetimi ve Teknolojileri Derneği (“Dernek” veya “MDYD”) ve Müşteri Deneyimi Yönetimi ve Teknolojileri Derneği İktisadi İşletmesi (“İktisadi İşletme”) tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun” veya “KVKK”) ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Dernek ve İktisadi İşletme ile olan ilişkinizin niteliğine (üye, etkinlik/zirve katılımcısı, eğitim alan, konuşmacı, tedarikçi yetkilisi veya ziyaretçi olmanıza) göre aşağıdaki kategorilerde yer alan kişisel verileriniz işlenebilmektedir:

Kimlik Bilgileri: Ad, soyadı, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, imza.
İletişim Bilgileri: Telefon numarası, kurumsal/kişisel e-posta adresi, tebligat/iş yeri adresi.
Mesleki ve Üyelik Bilgileri: Çalışılan kurum, unvan, meslek, özgeçmiş bilgisi, dernek üye kayıt numarası ve üyelik durumu.
Finansal Bilgiler: Aidat, bağış, sponsorluk veya eğitim/etkinlik katılım bedeli ödemelerine ilişkin banka hesap/IBAN bilgileri, fatura ve tahsilat bilgileri.
Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Dernek tüzüğü gereği alınan üye fotoğrafı ile Dernek ve İktisadi İşletme tarafından düzenlenen zirve, seminer, webinar ve etkinliklerde çekilen fotoğraf ve video kayıtları.
İşlem Güvenliği ve Pazarlama Bilgileri: Web sitesi trafik kayıtları (IP adresi, log kayıtları), çerez kayıtları, etkinlik katılım geçmişi ve iletişim izin tercihleri.

3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI VE HUKUKİ SEBEPLERİ

Kişisel verileriniz, Kanun’un 4. maddesinde öngörülen temel ilkelere uygun olarak; Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları (hukuki sebepler) dahilinde aşağıdaki belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmektedir:

A. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi (KVKK m. 5/2-a, m. 6/3-b) ve Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi (KVKK m. 5/2-ç) Hukuki Sebeplerine Dayalı Amaçlar:

5253 sayılı Dernekler Kanunu, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği uyarınca üyelik başvuru, kabul, güncelleme ve sona erme süreçlerinin yürütülmesi ve İçişleri Bakanlığı DERBİS (Dernekler Bilgi Sistemi) bildirimlerinin yapılması,
Genel Kurul toplantılarının, yönetim ve denetim kurulu süreçlerinin mevzuata ve Dernek Tüzüğüne uygun olarak gerçekleştirilmesi,
İktisadi İşletme tarafından sunulan eğitim, zirve, sponsorluk ve yayın faaliyetlerine ilişkin faturalandırma, muhasebe, vergi ve resmi kayıt süreçlerinin 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca yürütülmesi,
5651 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat uyarınca bilgi güvenliği ve erişim/trafik loglarının tutulması, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına yasal bildirimlerin yapılması.

B. Dernek Faaliyet Alanıyla Sınırlı Olarak Üye ve Mensup Verilerinin İşlenmesi (KVKK m. 6/3-d) Hukuki Sebebine Dayalı Amaçlar:

Kar amacı gütmeyen kuruluş statüsündeki Derneğimizin tabi olduğu mevzuata ve Tüzük amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanıyla sınırlı kalmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla; mevcut veya eski üyelerimiz ile Derneğimizle düzenli temas halinde olan paydaşlarımızın üyelik ve komite/çalışma grubu süreçlerinin yürütülmesi.

C. Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan Doğruya İlgili Olması (KVKK m. 5/2-c) Hukuki Sebebine Dayalı Amaçlar:

Dernek ve İktisadi İşletme tarafından düzenlenen eğitim, sertifika programı, zirve, konferans ve webinarlara katılım kayıtlarının oluşturulması ve bilet/katılım sözleşmelerinin ifası,
Tedarikçi, hizmet sağlayıcı, konuşmacı ve sponsorluk sözleşmelerinin akdedilmesi ve yürütülmesi,
Üyelik aidatları ile İktisadi İşletme hizmet bedellerinin tahsilat işlemlerinin gerçekleştirilmesi.

D. İlgili Kişinin Temel Hak ve Özgürlüklerine Zarar Vermemek Kaydıyla Meşru Menfaat (KVKK m. 5/2-f) ve Bir Hakkın Tesisi/Korunması (KVKK m. 5/2-e) Hukuki Sebeplerine Dayalı Amaçlar:

Dernek ve İktisadi İşletmenin iç operasyonlarının, kurumsal iletişim ve etkinlik planlama süreçlerinin yürütülmesi,
Üye ve katılımcı memnuniyetinin ölçümlenmesi, talep ve şikayetlerin yanıtlanması,
Olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi amacıyla dava ve icra süreçlerinin takibi.

E. Açık Rıza (KVKK m. 5/1) Hukuki Sebebine Dayalı Amaçlar:

(Yalnızca ayrıca açık rıza vermeniz halinde) Dernek ve İktisadi İşletmenin gelecekteki eğitim, zirve, bülten ve kampanya duyurularına ilişkin ticari elektronik ileti (e-posta, SMS) gönderilmesi,
(Yalnızca ayrıca açık rıza vermeniz halinde) Etkinliklerde çekilen ve doğrudan şahsınızı odak alan görsel/işitsel kayıtların Dernek web sitesi ve sosyal medya hesaplarında paylaşılması ve web sitesinde zorunlu olmayan çerezlerin kullanılması.

4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILDIĞI TARAFLAR VE AKTARIM AMAÇLARI

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen işleme amaçlarının gerçekleştirilmesiyle sınırlı olarak:

Yurt İçi Aktarımlar (KVKK m. 8): Yasal bildirim yükümlülükleri kapsamında İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü (DERBİS), Hazine ve Maliye Bakanlığı (Gelir İdaresi Başkanlığı) ve kanunen yetkili diğer kamu kurum ve kuruluşlarına; sözleşme ve hizmet süreçlerinin yürütülmesi amacıyla mali müşavirlik, hukuk, bağımsız denetim, banka/ödeme kuruluşları, etkinlik ve organizasyon firmaları ile yurt içi bilişim/barındırma (hosting) tedarikçilerimize aktarılabilmektedir.
Yurt Dışı Aktarımlar (KVKK m. 9): E-posta gönderim platformları, çevrimiçi toplantı/webinar altyapıları, bulut bilişim sistemleri ve açık rızanıza dayalı 3. taraf çerez/analiz hizmetlerinin sunucularının yurt dışında bulunması halinde; kişisel verileriniz KVKK m. 9’da öngörülen uygun güvenceler (standart sözleşme hükümleri) veya arızi hallerde açık rızanıza dayanılarak yurt dışındaki altyapı tedarikçilerine aktarılabilmektedir.

5. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ

Kişisel verileriniz; fiziki ortamda ıslak imzalı üyelik başvuru formları, sözleşmeler, etkinlik kayıt listeleri ve matbu belgeler aracılığıyla; elektronik ortamda ise www.mdyd.org.tr internet sitesi, çevrimiçi üyelik ve etkinlik/eğitim kayıt formları, kurumsal e-posta, telefon, SMS, sosyal medya hesaplarımız, çevrimiçi webinar/toplantı platformları, e-bülten gönderim araçları, çerezler (cookies) ve etkinlik alanlarındaki fotoğraf/video çekimleri aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik olan ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır.

6. İLGİLİ KİŞİ OLARAK KANUN’UN 11. MADDESİNDE SAYILAN HAKLARINIZ VE BAŞVURU YÖNTEMİ

Kişisel verisi işlenen ilgili kişi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Başvuru Yöntemi: Yukarıda belirtilen haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. maddesi uyarınca;

Islak imzalı dilekçe ile bizzat veya noter kanalıyla [Fatih Sultan Mehmet Mahallesi, Poligon Caddesi, Buyaka 2 Sitesi, 3. Blok 8/C1, Ümraniye, İstanbul, 34771 Ümraniye/İstanbul] adresine,
Derneğimiz sisteminde daha önceden kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanarak [info@mdyd.org.tr] adresine,

Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.